Le diagramme de Gantt est un outil très apprécié des chefs de projet. Celui-ci permet, grâce à sa simplicité et son efficacité, de suivre précisément un projet tout en identifiant les potentiels blocages pouvant intervenir.
L’outil est visuel et permet une meilleure gestion des risques inhérents à un projet, fournissant une vision d’ensemble du projet. Grâce à ce diagramme, il sera facile et rapide d’observer l’avancement de chacune des tâches référencées et rectifier, si nécessaire, l’organisation en cas de problème.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un diagramme de Gantt, son fonctionnement et sa composition, ainsi que les 5 étapes vous permettant d’en construire un efficacement.
Diagramme de Gantt : définition
Le diagramme de Gantt désigne un outil de gestion de projet, inventé par Henry Gantt en 1910. Ce diagramme est un des moyens les plus efficaces pour gérer son temps, représenter l’avancement du projet et des différentes tâches qui le constituent. C’est également un très bon support de communication pour l’ensemble des parties prenantes du projet.
Le diagramme de Gantt est utilisé par les chefs de projet, et est mis en place lors d’un événement par exemple, dans le but de l’associer à un planning ou un rétroplanning.
L’outil liste l’ensemble des tâches et sous-tâches à réaliser afin d’arriver à l’aboutissement du projet. Celles-ci sont représentées par des barres horizontales dont la longueur matérialise la date de début, la durée ainsi que la fin de la tâche.
Le diagramme de Gantt permet de fournir une vision globale sur :
- Les différentes tâches à accomplir dans la cadre du projet
- La date de début, de fin et la durée théoriques des tâches
- L’ordonnancement des tâches
- Le chevauchement potentiel des tâches entre elles
- La date de début et de fin de l’ensemble du projet
La visibilité du diagramme vous permet d’anticiper de potentiels retards et de vous adapter en cas de potentiels problèmes. Les projets sont effectivement souvent sujets au changement, nécessitant d’avoir une visibilité sur chaque potentiel retard afin de maintenir une deadline aussi proche que celle d’origine.
Toutefois, le diagramme de Gantt possède quelques inconvénients. Il peut rapidement devenir très lourd, spécialement s’il est utilisé pour des projets complexes. La liste des tâches peut s’allonger, rendant le visuel difficile à lire.
Quels sont les composants d’un Gantt ?
Dans ce diagramme, on retrouve :
- Les unités de temps en abscisse. Elles peuvent être exprimées en jours, semaines, mois, … en fonction de la temporalité et de l’ampleur du projet
- La succession des diverses tâches en ordonnés
A la différence du PERT, le diagramme de Gantt est complété par des informations sur les ressources financières et humaines allouées au projet ainsi qu’à chacune des tâches, elles-mêmes liées à leur responsable, …
Le diagramme est composé de :
- Dates : début et fin de chaque tâche référencée dans le projet, ainsi que le projet en lui-même
- Tâches : la liste des tâches et sous-tâches à effectuer pour que le projet se déroule correctement
- Calendrier : prévisionnel, celui-ci indique les dates auxquelles les tâches doivent être exécutées. Il peut être modifié en fonction de l’état d’avancement du projet et des jalons qu’il comporte. En cas de retard, il est possible d’adapter le reste du calendrier
- L’ordonnancement des tâches : permet d’organiser et visualiser les tâches interdépendantes
- L’état d’avancement des tâches : permet d’indiquer lorsqu’une tâche est à commencer, en cours, ou terminée
Comment faire un diagramme de Gantt ?
La construction de ce diagramme est divisée en plusieurs étapes, garantissant un suivi de projet efficace :
Définir les tâches du projet
Dans le cadre d’un diagramme de Gantt, la première étape consiste à définir les tâches prioritaires qui viennent jalonner le projet en question. Il s’agit par la suite de découper ses tâches afin qu’elles soient déchiffrables et attribuables à chaque partie prenante pertinente.
Pour rendre le travail plus précis encore, il est possible d’utiliser la technique WBS (Work Breakdown Structure) aussi appelée OTP (organigramme des tâches du projet). Cette méthode permet de découper le projet principal en plusieurs sous-tâches afin qu’elles soient mesurables.
Elle peut être présentée sous plusieurs formes :
- Organigramme
- Mind map
- Liste
- Plan
Le WBS est un très bon outil visuel permettant d’avoir une représentation d’ensemble des tâches et sous-tâche à réaliser.
Estimer la durée des tâches
Afin de vous assurer que l’ensemble des tâches listées sont réalisables avant la livraison finale du projet, il est important d’estimer la durée de chacune d’entre elles. La durée est approximative puisque vous ne pouvez pas savoir dans quelles conditions les tâches seront effectuées.
Cela dépend également de l’avancement de l’ensemble des étapes, spécialement s’il existe des dépendances entre les tâches. Si une action prend du retard, alors, il se peut que toutes les tâches soient décalées / retardées par la suite.
Afin d’estimer correctement le temps à attribuer à chacune des tâches listées, vous pouvez tirer parti de l’expérience des potentielles parties prenantes du projet, tout en vous penchant sur les précédents projets de votre entreprise.
Il sera pour vous facile de déduire la durée totale du projet et donc de savoir s’il est réalisable dans les temps impartis. Le chemin critique est un bon moyen de savoir s’il est possible ou nécessaire d’ajuster la durée de certaines tâches. En effet, il correspond à la séquence de tâche la plus longue (en durée) pour parvenir à la fin du projet.
Définir l’ordre des tâches
Certaines tâches sont interdépendantes. Cela veut dire que certaines tâches doivent être accomplies avant de passer à d’autres. Néanmoins, ce n’est pas le cas de l’ensemble des tâches et certaines peuvent être accomplies dans le même temps.
Pour cela, la représentation graphique du diagramme de Gantt permet d’établir un schéma représentant les tâches et leurs liens. Vous pouvez également avoir recours au diagramme de PERT, mentionné précédemment. Cet outil permet de visualiser les interdépendances ainsi que la durée, avec les dates, de chacune d’entre elles.
Il vous donnera une vision globale de l’organisation à adopter afin que le projet soit mené à bien, dans les temps. Il existe 4 types de dépendance :
- Fin à fin : les tâches doivent être terminées en même temps
- Début à début : les tâches doivent débuter en même temps
- Fin à début : une tâche ne peut débuter que si la précédente est terminée
- Début à fin : une tâche ne peut se terminer tant qu’une autre n’est pas débutée
Assigner les tâches
Cette tâche peut paraître minime, mais elle est d’une grande importance dans l’exécution d’un projet. Faire l’inventaire des compétences de chacun des membres de l’équipe permet de savoir comment les tâches vont être réparties.
Les tâches sont ensuite confiées à un ou plusieurs responsables. Il ne faut pas oublier de prendre en compte de potentiels autres projets lancés en simultané, sur lesquels les parties prenantes peuvent travailler, afin d’éviter les surcharges.
Une assignation sérieuse permet d’éviter de potentielles prises de retard supplémentaires sur un projet. Chaque collaborateur a ainsi un objectif clair et une idée de la performance globale attendue. De même, ils pourront observer l’impact de leur travail sur l’ensemble du projet, les poussant à terminer les tâches confiées dans les temps.
Affecter les ressources à chacune des tâches
Pour déterminer l’allocation des ressources, vous devez affecter les moyens financiers et humains dont vous aurez besoin pour chacune des étapes identifiées. Cela vous permettra de surveiller votre budget et d’éviter tout dépassement trop important.
Conclusion
Dans la gestion de projet, le diagramme de Gantt peut être un atout de taille pour votre organisation. Il peut vous aider à le monter mais aussi à le suivre tout au long de sa réalisation. Il existe des logiciels de gestion de projet qui permettent de vous aider à mettre en place ce type de diagramme. Par exemple, Excel est un bon outil gratuit pour utiliser un diagramme de Gantt.
Pour aller plus loin :
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crédit photo : Boyko
