Le “cahier des charges” est un document essentiel pour piloter efficacement tout développement de projet. Il est usuellement suivi par tous les acteurs du projet, qu’il s’agisse de prestataires ou de collaborateurs internes.
Le cahier des charges compile tous les besoins que le projet doit satisfaire. En agissant ainsi, il sert d’outil de référence pour le mener à bien. Prenons un exemple concret : la mise sur pied d’une boutique en ligne.
Dans ce contexte, le cahier des charges définira les phases clés, de la sélection des caractéristiques du site à la préférence des outils, et plus encore.
Cahier des charges : définition
Un cahier des charges E-commerce est un document contractuel décrivant l’ensemble des besoins et des contraintes liés au déploiement d’un site marchand en ligne. Cela inclut, entre autres, des choix en matière de technologies, la précision des fonctionnalités majeures, le choix des prestataires logistiques.
Le cahier des charges E-commerce est spécifique en ce qu’il se concentre sur les aspects commerciaux du site, comme l’optimisation du taux de conversion, l’augmentation du panier moyen, la fidélisation des clients, entre autres.
De fait, ce document est un incontournable lors de la création d’un site E-commerce couronné de succès.
Qui est responsable de la rédaction d’un cahier des charges?
Si vous travaillez en collaboration avec un prestataire externe, la tâche de rédiger le cahier des charges incombe à votre organisation.
Si le projet est manœuvré en interne, le chef de projet sera chargé de collecter toutes les données nécessaires pour écrire le cahier des charges, y compris les besoins et les contraintes liés à l’environnement.
Quel est le rôle précis du cahier des charges ?
Dans le cadre d’un projet E-commerce, le cahier des charges sert de document de référence pour tous les intervenants (fournisseurs, équipes opérationnelles, etc.). Il peut être utilisé à chaque intervention externe et à chaque lancement de nouveau projet.
Par exemple, lors de la création d’une boutique en ligne, les éléments suivants seraient inclus dans le cahier des charges :
- Les objectifs du site E-commerce tels que l’attraction de trafic, le taux de conversion, le panier moyen, etc.
- Les contraintes du projet, comme le temps, le budget, les ressources, etc.
- Les caractéristiques du site, par exemple les méthodes de paiement, la gestion logistique depuis le back-office, la personnalisation du contenu, etc.
- Les étapes clés du développement, dont le rétroplanning, les jalons importants, les événements ayant une influence sur le lancement, etc.
Comment rédiger un cahier des charges en 3 étapes ?
Dans cet article, nous vous présentons comment rédiger un cahier des charges en 3 étapes simples :
Etape n°1 : Définition du cadre du projet
La première étape de cette rédaction du cahier des charges E-commerce est le cadrage du projet. Qu’est-ce que cela veut dire ? Comme mentionné précédemment, vous devez faire le point sur vos objectifs, vos besoins, les fonctionnalités que vous souhaitez implanter, …
Tout cela doit être fait avant de chercher un prestataire ou de vous lancer dans le projet. Le choix des parties prenantes au développement de votre site dépendra effectivement de ce dont vous avez besoin et de ce qu’elles ont à offrir.
Tout au long de ce projet, il est important de rappeler à toutes les parties prenantes l’utilité et la finalité de votre boutique en ligne. Cela permet aux intervenants de garder un fil rouge et de conserver leur recul vis-à-vis du projet.
Voici les éléments à identifier durant le cadrage du projet :
- Les enjeux du projet et leurs échéances
- Le contexte, les opportunités et les points de friction
- L’impact que le projet peut avoir sur votre entreprise
- Les besoins
A la fin de cette étape, vous rédigez une note de cadrage. Cette note devient alors la base de référencement de votre projet et donc, du cahier des charges.
Etape n°2 : La planification du projet
Une fois cette note de cadrage validée par l’ensemble des parties prenantes et rédigée, vous êtes prêt à lancer le développement de votre projet (ici, pour rappel, la création de votre propre boutique en ligne).
Cette planification vous permet d’identifier les différentes étapes devant intervenir durant la conduite du projet. Il est possible de planifier toutes ces étapes à l’aide d’outils de rétroplanning, les plus connus étant les diagrammes de Gantt et de Pert. Ils vous permettent d’ordonner votre projet, tout en répartissant les tâches à chacune des parties prenantes ainsi qu’en délimitant les délais.
Etape n°3 : La conduite du projet
Une fois le périmètre du projet établi et le cahier des charges finalisé, vous pouvez communiquer le document aux parties prenantes et vous lancer.
Les 7 éléments à intégrer dans un cahier des charges E-commerce
L’objectif d’un cahier des charges est qu’il soit clair, lisible et compréhensible. Cela est possible en faisant figurer les éléments suivants :
N°1 : L’introduction au projet
A cette étape du document, vous devez commencer par présenter votre entreprise, spécialement si vous vous adressez à un prestataire externe. Grâce à cette introduction, les parties prenantes peuvent avoir une idée de votre identité, vos produits, votre vision, vos objectifs, …
Il est également possible de présenter votre cible de clientèle. Une boutique en ligne ne sera effectivement pas développée de la même manière en fonction des besoins et des caractéristiques de son cœur de cible.
Par exemple, une boutique en ligne s’adressant aux parents de jeunes enfants et une boutique proposant des produits pour seniors ne seront pas articulées de la même manière.
N°2 : Les objectifs
Les objectifs quantitatifs et qualitatifs doivent être présentés dans le cahier des charges afin que les parties prenantes aient une réelle idée de votre vision et de l’ampleur du projet. Les objectifs permettent ainsi de prendre les bonnes décisions et d’adopter la bonne stratégie en priorisant les éléments les plus importants.
Il existe plusieurs façons d’établir et afficher les objectifs d’une entreprise, comme la technique S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini). Les objectifs d’une boutique peuvent être présentés sous forme de KPIs (Key Performance Indicator), comme :
- Le nombre de visites sur une période donnée
- Le panier moyen
- Le chiffre d’affaires généré sur une période donnée
- Le taux de rebond
- Le taux de conversion
- …
N°3 : Le périmètre
Le périmètre de votre cahier des charges rejoint la notion de cibles et d’objectifs mentionnés précédemment.
Dans cette partie, vous pouvez faire une présentation du marché que vous visez, la langue parlée par les consommateurs de ce dernier, … Cela permet aux équipes chargées du projet d’anticiper différents éléments comme la création d’un site multilingue ou la création de plusieurs sites.
N°4 : La charte graphique
Votre site doit reprendre votre image de marque, nécessitant naturellement l’inclusion et le détail d’une charte graphique.
Cette charte fait le détail des couleurs utilisées dans votre logo, par votre entreprise, ainsi que les polices, leur façon de les utiliser, … Tous ces éléments entreront par la suite dans votre façon de communiquer et devront être respectés.
N°5 : La description fonctionnelle et technique
Lorsqu’il s’agit d’un développement pur de site, on peut parler d’un cahier des charges fonctionnel ou d’un cahier des charges technique, à part entière. Plusieurs éléments sont à faire apparaître :
- L’arborescence de votre boutique : cette représentation reprend les pages principales, accessibles depuis le header du site. C’est comme un inventaire du contenu de votre boutique en ligne, qui doit être organisé ;
- La description fonctionnelle du site Internet : ce sont les différentes fonctionnalités que vous souhaitez implanter sur la boutique. On peut citer la solution de paiement souhaitée, la prise en charge des vidéos ou des photos 3D sur les fiches produits, …
- La description fonctionnelle du back-office : ce sont les différentes fonctionnalités dont vous avez besoin sur l’interface d’administration de votre boutique. Sur certains CMS, ces fonctionnalités sont accessibles via des plugins, ou du développement sur-mesure, …
- Le référencement organique (SEO) et les contenus : décrivez le type de contenu que vous désirez retrouver sur votre site, comme les images, les vidéos et autres. Incluez également une représentation de la hiérarchisation des différentes balises
- Les contraintes techniques : les présenter permet aux parties prenantes d’anticiper les potentiels problèmes et de les contourner
N°6 : Les tâches
Vous décrivez ici les prestations attendues de la part des différentes parties prenantes. Si ce cahier des charges s’adresse à plusieurs corps de métier, vous pouvez séparer les tâches et vous adresser aux webmasters et webdesigners indépendamment, par exemple.
Cela vous permet d’afficher et répartir les tâches de chacun, tout en précisant les objectifs individuels et communs.
N°7 : Le planning
Ici, nous allons nous concentrer sur les objectifs de réalisation, temporels. Les délais attendus sont alors affichés.
Le planning du cahier des charges E-commerce permet de suivre les différentes étapes-clés. Dans ce planning, vous pouvez faire figurer divers éléments comme le suivi de développement, la mise en production du projet, …
Les diagrammes présentés précédemment vous permettent de vous organiser plus facilement et d’établir des suivis réguliers tout en attribuant précisément les tâches à réaliser.
Modèle de cahier des charges
Si vous lancez votre boutique en ligne ou si vous procédez à un gros chantier, vous devez construire et rédiger un cahier des charges à partager avec les parties intervenant sur le projet. Dans le cadre de notre formation E-Commerce, nous vous proposons donc un modèle de cahier des charges E-Commerce à télécharger :
Pour aller plus loin :
- Vous souhaitez en savoir plus sur la rédaction du cahier des charges ?
- Vous avez besoin d’accompagnement pour le développement de votre projet ?
C’est le moment de découvrir la formation E-Commerce Nation qui vous aidera dans la rédaction du cahier des charges et dans le développement de votre activité e-commerce.
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Crédit image : Julian Burford
